Содержание

Кадровое дело с нуля пошаговые

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля.

Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

  • Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
  • Методички, книги по делопроизводству.
  • Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

Изучение учредительной документации

Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

  • Порядок установления заработной платы.
  • Срок заключения трудового договора.

В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

  • Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
  • Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
  • Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
  • Трудовые книжки.
  • Трудовые договоры.

Эти документы обязана заводить компания вне зависимости от ее размеров.

Трудоустройство директора

Генеральный директор – первый сотрудник в компании. Если сотрудник поступает на службу на конкурентной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Составление основной документации

Потребуется составить ряд документов:

  • штатное расписание;
  • правила распорядка в фирме;
  • прочие внутренние нормативные акты.

Документы требуется согласовать с директором. После того как все правки внесены, бумаги утверждаются. Образцы документов можно найти в интернете.

Штатное расписание составляется по унифицированной форме. Однако, если требуется, руководитель может оставить составление локального акта на свое усмотрение. В него можно вносить вспомогательные колонки. В штатном расписании прописывается следующая информация:

  • Наименование должности.
  • Число штатных единиц.
  • Размер оклада.
  • Надбавки сотруднику.

Все должности в расписании нужно указывать в порядке их значимости. Первым в списке значится генеральный директор, последними – вспомогательные сотрудники (к примеру, уборщики).

В трудовом распорядке нужно зафиксировать график работы компании. К примеру, это может быть посменная работа. Если требуется, в документ можно внести нюансы корпоративной этики, требования к внешнему виду сотрудников.

Необходимо подготовить журналы учета. В частности, выполняются следующие действия:

  1. Нумерация.
  2. Шнуровка страниц.
  3. Скрепление документа печатью.

Нумерация должна быть сквозной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно прошнуровать все листы, включая обложку. Хвостики выводятся за журнал. Скрыть их нужно бумажкой. На ней нужно указать количество листов в журнале. Также должна стоять подпись руководителя или сотрудника, ответственного за ведение документа. На журнале также нужно проставить дату начала его ведения, наименование компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

В типовой бланк нужно внести все условия трудоустройства сотрудников. К примеру, это могут быть следующие пункты:

  • Место работы.
  • Рабочие часы.
  • Заработная плата: размер и порядок выплат.
  • Бонусы, предоставляемые работодателем.

Бланк также включает в себя следующие сведения:

  • наименование компании, ее юридический и реальный адрес;
  • ФИО сотрудника;
  • должность, на которую принимается сотрудник;
  • срок, на который заключается соглашение;
  • тип трудового соглашения (основная работа или совместительство);
  • должностные обязанности.

ВАЖНО! Все условия, прописанные в бланке, должны соответствовать закону. В обратном случае они признаются недействительными. В остальном работодатель может вносить в соглашение любые сведения.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей кадровой работы понадобятся дополнительные документы:

  • книги учета;
  • соглашения о материальной ответственности;
  • бланки приказов и прочее.

Образцы документов также можно отыскать в интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В первое время заниматься ведением трудовых книжек может руководитель. Это нужно зафиксировать в соответствующем приказе о принятии ответственности. Приказ нужно оформлять обязательно. В обратном случае на компанию налагается штраф. В дальнейшем ответственность за ведение книжек можно переложить на других работников.

Принятие на работу сотрудников

На этом этапе потребуется оформление целого ряда документов, таких как:

  • трудовые соглашения;
  • приказы о приеме на службу;
  • трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление трудящегося на работу проводится по следующему алгоритму:

  1. Прием заявления у сотрудника.
  2. Ознакомление лица со всеми локальными актами (к примеру, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
  3. Заключение трудового соглашения (на документе должна стоять подпись руководителя и сотрудника).
  4. Второй экземпляр трудового договора выдается сотруднику.
  5. Заполняется личная карточка по форме Т-2.
  6. Оформление личного дела.

Вся документация (личная карточка, трудовое соглашение и прочее) передается в бухгалтерию. Нужно это для начисления зарплаты. Данный перечень документации установлен законом. Оформление каждой из этих бумаг является обязательным.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала «Кадровик-практик». Если Вы не являетесь подписчиком, то можете либо оплатить онлайн доступ к некоторым процедурам либо подписаться на журнал (

5 руб./день) >>
Подписка даст Вам доступ к материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство — восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок «Трудовые книжки» (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
  • большая справочная база, доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик» (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
  • наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

  • Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
  • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
  • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Читать еще:  Как восстановить документы на гараж

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор — в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. «

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе, необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе. На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью » Штатное расписание: форма и содержание «. Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем почитать статью: » Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю» и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем методичку: «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы» . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Там же есть и форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант 1C-WiseAdvice

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
  • Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

    Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

    Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

    Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

    После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

    Обязательные внутренние документы

    Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

    Документы, которые должны быть в организации:

    • штатное расписание;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персональных данных;
    • график отпусков;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • табель учета рабочего времени.

    Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

    • должностные инструкции;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • инструкция по кадровому делопроизводству;
    • Положение о коммерческой тайне;
    • Положение об аттестации;
    • коллективный договор;
    • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
    • Положение о командировках;
    • личные дела сотрудников и т.д.

    Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

    Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

    Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

    Читать еще:  Зона ответственности управляющей компании по водоснабжению

    Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

    Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

    На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

    По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

    На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

    По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

    По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

    Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы по личному составу;
    • трудовая книжка (кроме совместителей);
    • личная карточка;
    • согласие на обработку персональных данных.

    Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

    Новые требования к кадровому учету от 2019 года

    В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

    Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

    • прием на работу;
    • уведомление о начале отпуска;
    • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
    • оформление командировок;
    • формирование графика отпусков и т.д.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

    Рекомендации.

    Библиотека документов.

    Библиотека документов.

    Библиотека документов.

    Библиотека документов.

    Трудовой договор.

    Охрана труда / Безопасность.

    Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

    Ливена С.В. / «Пакет Кадровика» kadrovik-praktik.ru
    Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

    Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

    1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
    Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
    ________________________________________

    2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
    ________________________________________

    3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad. my/TS1.php
    Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

    Обязательные документы:

    — Учредительные документы
    — Трудовые договоры
    — Штатное расписание (форма Т-3)*
    — Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
    — Правила внутреннего трудового распорядка
    — Документ о защите персональных данных работников (положение)
    — График отпусков (форма Т-7)*
    — Личные карточки (форма Т-2)*
    — Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
    — Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
    — Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров.
    — Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
    — Трудовые книжки
    — Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

    Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
    — Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
    — Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
    — Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
    — Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
    — График сменности обязателен при наличии сменной работы.
    — Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
    — Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
    ________________________________________

    4. Оформляем директора
    Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
    ________________________________________

    5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
    Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
    Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь — Шаблон штатного расписания. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
    ________________________________________

    Читать еще:  Архив приговоров суда по уголовным делам

    6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
    ________________________________________

    7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
    ________________________________________

    8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
    ________________________________________

    9. Оформляем на работу работников.
    На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
    ________________________________________

    Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

    Кадровый учет в ООО с нуля – пошаговая инструкция

    Что подразумевает кадровый учёт

    1. Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
    2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
    3. К кадровому учёту относится:
      • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
      • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
      • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
      • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
      • ведение табеля по учетному времени.

    Необходимые кадровые документы для ООО

    Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

    Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

    Это быстро и бесплатно !

    Что должно быть:

    • Протоколы о том, что Общество было создано.
    • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
    • Заключения от органов по контролю.
    • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
    • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
    • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
    • Положения о созданных филиалах организации.
    • Список аффилированных лиц.
    • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
    • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

    Группы кадровых документов

    Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

    1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
    2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

    Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

    • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
    • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
    • Переписки по службе (внутренние).
    • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
    • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

    Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

    • Положение о структуре предприятия.
    • Установленные стандарты в работе.
    • Цель создания ООО.
    • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
    • Указание о командировках.
    • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
    • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
    • Инструкции по работе.
    • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
    • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

    Унифицированные формы по учету кадров

    Основные унифицированные формы по учёту кадров:

    1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
    2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
    3. T-3 «Штатное расписание».
    4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
    5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
    6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
    7. T-7 «График отпусков».
    8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
    9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
    10. T-10 «Командировочное удостоверение».
    11. T-11 «Указ о поощрении работника».
    12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
    13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
    14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
    15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
    16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
    17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
    18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
    19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

    Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

    1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
    2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
    3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
      • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
      • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
      • Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
      • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
      • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
    4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
    5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
    6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
    7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
    8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.

    Штрафы за неведение кадрового учёта

    Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

    На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector