Согласование договоров в электронном виде

Электронное согласование документов — новая философия управления бизнесом

Не знаете, как организовать согласование договоров и другой документации эффективно? Решение есть.

Наша команда давно использует в собственной работе и предлагает другим компаниям системы электронного документооборота — программы, позволяющие оптимизировать процесс согласования.

Мы адаптируем СЭД под потребности предприятия и обучаем работе с ней.

Система электронного согласования — это не просто программное обеспечение, облегчающее прохождение бюрократических процедур в организации. Это способ управления бизнесом, обеспечивающий высокий уровень эффективности администрирования.

Электронное согласование договоров может быть отдельным продуктом, но чаще является частью большой системы СЭД (системы электронного документооборота). Возможности грамотно адаптированной под конкретное предприятие программы позволяют охватить все процессы взаимодействия между сотрудниками.

Электронная система не просто трансформирует устный диалог в письменный, оформленный в виде электронных документов. Она полностью меняет структуру управления компанией. А главное, качественно изменяется содержание.

В процесс принятия решения в рамках программы можно вовлечь большее число сотрудников без ущерба для дела. Привлечение персонала, который обычно минимально вовлечен в процедуру согласования, к процессу принятия решений позволяет добиваться более качественных результатов. Договоры содержат меньше «узких» мест и банальных ошибок.

Если кроме финансистов, юристов и профильных специалистов доработкой документа занимаются практики, например менеджеры по закупкам/продажам, качество значительно меняется в лучшую сторону.

В рамках электронной системы документооборота любая задача решается гораздо быстрее. Это позволяет предприятию выйти на совершенно иной качественный уровень работы. Многие руководители недооценивают менеджмент — составляющую системы согласования договоров. В понимании консервативных людей СЭД часто является автоматизацией работы канцелярии. В действительности это только малая, надводная, часть «айсберга».

Внедрение электронного согласования позволяет:

Повысить скорость подписания договоров. Работа с документом становится более удобной, оперативной и слаженной за счет доступа к информации о состоянии процесса у всех заинтересованных лиц. Прозрачность процедуры является наиболее значимым аргументом в пользу автоматизации документооборота на предприятии.

Упростить контроль работы персонала, задействованного в процессе согласования.
Система наглядно демонстрирует всю процедуру.

Повысить уровень ответственности и заинтересованности сотрудников в получении максимально быстрого и качественного результата. Появляется элемент состязательности, желание проявить себя.

Уменьшить число конфликтов из-за несогласованных действий работников, так как вся процедура проходит на глазах у руководителя и других сотрудников.

Повысить вовлеченность персонала в процесс принятия значимых решений и, как следствие, заинтересованность работников в результате.

Упрощенно процедура согласования договоров выглядит следующим образом:

сотрудник

юрист

финансовая
служба

директор

Сотрудник, в чьи обязанности входит разработка документа или получение его от контрагента предприятия, направляет договор коллеге для проверки. К примеру, менеджер по закупкам получает документ по электронной почте от поставщика и передает его юристу.

Юрист передает документ с внесенными правками в бухгалтерию или отдел планирования.

Финансовая служба утверждает расходы по договору или отклоняет.

На завершающем этапе договор в готовом виде или проект договора с замечаниями поступает директору.

Число сотрудников или отделов, участвующих в процессе, зависит от структуры управления предприятия, как и порядок согласования. Система позволяет реализовать любую схему, удобную для решения конкретных задач.

Программа допускает как параллельное, так и последовательное согласование. На практике последовательная схема используется чаще небольшими компаниями.

Крупные предприятия, где в процесс согласования вовлечено большое число сотрудников, чаще используют параллельный метод. Использование последовательного будет приводить к затягиванию процесса согласования. Проблема многократной обработки одного и того же документа после внесения изменений может быть решена разными способами. К примеру, процесс согласования делится на несколько этапов.

Выгоды внедрения электронной системы согласования очевидны:

• Ускорение процесса согласования и поиска необходимых документов.
• Возможность коллегиальной работы с документом при разумных затратах времени.
• Сокращение числа бесполезных совещаний, на которых большая часть сотрудников просто присутствует.
• Повышение эффективности работы персонала и предприятия в целом.
• Сокращение административных расходов за счет повышения эффективности.
• Упрощение контроля за работой сотрудников.

Главной проблемой согласования документов на предприятии является сложность контроля, которая влечет за собой затягивание процедуры. Электронная система превращает данный процесс в простой и наглядный. То, что вчера казалось недостижимым, сегодня становится естественным.

Целесообразность внедрения всей системы или только опции согласования договоров зависит как от потребностей фирмы, так и от программных продуктов, которые уже используются на предприятии. В идеале решение о подключении отдельных модулей принимается руководителем компании совместно со специалистом по внедрению продукта. Именно такой подход дает наилучший результат.

Мы всегда учитываем пожелания клиента. Но одновременно стремимся предложить продукт, который будет действительно полезен для предприятия. Допущенные на этапе планирования из-за неготовности клиента к значительным изменениям ошибки приводят к существенному снижению эффективности системы.

Поэтому наша задача заключается не только в качественной доработке программы под нужды предприятия. Но и в донесении до менеджмента предприятия, принимающего решения, а также персонала, целесообразности подключения отдельных модулей и опций. Мы всегда стараемся не просто создать систему, но и передать наш опыт работы с ней коллективу заказчика.

Процесс внедрения состоит из следующих этапов:

Изучение структуры управления предприятием. Оценка ее эффективности.
Анализ целесообразности внесения изменений. Обсуждение с клиентом возможных преобразований.

Составление справочников (к примеру, по типу контрагента), классификаторов (например, по видам договоров). Разработка маршрутов согласования — порядок работы с договорами.

Доработка системы, исходя из проведенного анализа.

Установка программы. Настройка продукта у клиента. Проведение тестов. Устранение выявленных недостатков с учетом замечаний заказчика.

Обучение сотрудников клиента работе с продуктом.

Наша команда занимается внедрением систем электронного документооборота, в т.ч. модуля электронного согласования документов.

Предлагаем:

• Доработку продукта под ваши задачи. Мы ориентированы на создание эффективной системы. Однако готовы учесть все пожелания клиента.
• Установить и настроить программу на вашем предприятии. Обещаем сдать только полностью готовую работу, когда пожелания и замечания заказчика реализованы.
• Обучить персонал предприятия-заказчика работе с новым продуктом. Не все сотрудники легко адаптируются к переменам. Наша команда готова терпеливо помогать в процессе адаптации. Большой опыт аналогичной работы помогает преодолевать трудности.

Нашу команду отличает:

• Значительный опыт внедрения аналогичных систем на разных предприятиях, который позволяет подобрать оптимальный механизм согласования, исходя их практического опыта.
• Стремление приносить пользу заказчикам. Ориентир на обоюдную выгоду. Это возможно при правильной постановке задач и умении их реализовывать.
• Опыт использования аналогичной системы на собственном предприятии. Именно благодаря многолетнему тестированию продукта коллективом нашей фирмы, нам удается подбирать наилучшие решения для клиентов.

Автоматизация согласования
договоров

Автоматизация процесса согласования договоров – ключевая и первостепенная задача для любых организаций, вовлеченных в активную хозяйственную деятельность с внешними контрагентами.

Именно создание системы согласования договоров в электронном виде среди всех возможных направлений автоматизации документооборота дает наиболее значимый для компании эффект, приводит к ускорению процессов заключения сделок и существенно снижает риски подписания контрактов на невыгодных для организации условиях. Система управления договорами повышает эффективность работы множества департаментов, среди которых тендерно-договорной отдел, отдел закупок, канцелярия, бухгалтерия, юридический отдел и другие. Автоматизация согласования договоров помогает сотрудникам, непосредственно занятым в договорном документообороте, выполнять задачи быстрее и с меньшим количеством ошибок. В свою очередь, руководство получает надежный инструмент контроля процессов согласования договоров и срока заключения сделок.

Специалисты Digital Design реализовали сотни проектов систем управления договорами для автоматизации контрактной работы в организациях различных отраслей и размеров. Весь наш опыт мы собрали в решении «Согласование договоров» на базе платформы Docsvision, используя best-practices лучших российских компаний.

• Ускорение процессов согласования договоров внутри организации и с ее контрагентами.
• Исключение риска серьезных ошибок при согласовании и подписании договорных документов.
• Распределение потока документов между сотрудниками согласующих подразделений в зависимости от их загрузки и специализации.
• Доступ участников процесса электронного согласования документов ко всем значимым параметрам сделок в формате «одного окна».
• Создание и использование фонда типовых и шаблонных договоров, наиболее соответствующих интересам организации.
• Оперативный контроль за исполнением договорных обязательств по заключенным контрактам.
• Создание единого электронного архива всей договорной документации компании.
• Формирование прозрачной для руководства компании картины по договорному документообороту и юридическому статусу текущих сделок.
• Поддержка единых сквозных процессов согласования договоров в электронном виде в холдинговых и географически распределенных организациях.

Решение позволяет

• Формировать на основе типовых шаблонов новые документы для согласования.
• Согласовывать договоры, дополнительные соглашения к договорам, соглашения о расторжении, протоколы разногласий и прочие формы договорных документов.
• Согласовывать сопроводительные документы (сметы, коммерческие условия и т.д.).
• Подписывать согласованные документы ЭП с приданием им юридической значимости.
• Выгружать статусы договорного документа в информационные системы предприятия (как правило в учетную систему).
• Согласовывать закрывающие договорные обязательства пакеты документов.

Преимущества решения

• Использование лучших практик крупных и успешных российских компаний.
• Удобные интерфейсы для работы различных пользователей системы.
• Работа с мобильных устройств.
• Поддержка юридически-значимого документооборота.

Функциональные возможности

• Поддержка последовательного, параллельного и смешанного типа согласования договорных документов.
• Поддержка сложных, в том числе динамически вычисляемых по значениям в карточке, маршрутов согласования.
• Использование шаблонов типовых договоров.
• Предзаполнение полей карточки договора в зависимости от выбранного шаблона.
• Использование механизма конструирования договоров.
• Контроль срока согласования, напоминания и эскалация.
• Возможность согласования через электронную почту с любого устройства.
• Процедуры комплаенс контроля при согласовании (суммы договора, сроки действия, лимиты задолженностей).
• Изменение условий основного договора с помощью дополнительных соглашений.
• Передача в учетную систему условий договора (срок действия, лимит кредитной задолженности и т.д.).
• Напоминания ответственным лицам об окончании срока действия договора.
• Интеграция с операторами электронного документооборота (ЮЗДО).
• Возможность реализации контроля исполнения договорных обязательств.

Архитектура

• Клиент ОС, Web-клиент, согласование через электронную почту и мобильные рабочие места
• Платформа Docsvision 5
• Сервер приложений
• СУБД
• Интеграция с электронной почтой и корпоративными учетными системами
• Возможность работы в географически распределенных организациях

Примеры внедрения

Первая Грузовая Компания

Первое внедрение СЭД и автоматизация процесса согласования договорной документации у заказчика было осуществлено компанией Digital Design в 2010 году, и согласование документов было реализовано только для Центрального аппарата в г. Москва. В ходе дальнейшей совместной работы были автоматизированы процессы согласования ОРД, исходящей корреспонденции и внутренних документов.

Частые вопросы об автоматизации согласования договоров

Можно ли систему согласования документов внедрять поэтапно, и какие особенности следует учесть?

Внедрять систему можно поэтапно, к примеру, разделив процесс по видам договоров: административно-хозяйственные договоры, договоры по основной деятельности и т.д.

С какими информационными системами компании интегрируется система согласования договоров?

Систему согласования договоров можно интегрировать с учетно-финансовыми системами компании или с ее электронным архивом (в случае, если он реализуется не на платформе СЭД, а отдельно). Интеграция с учетно-финансовыми системами позволит согласующим лицам оперативно принимать решения по согласованию документов, например, исходя из информации по остаткам на соответствующей статье бюджета, или по состоянию расчетов с контрагентом.

Интеграция с электронным архивом позволит объединить весь документооборот по сделке по принципу «единого окна» — первичная финансовая документация, переписка с контрагентом и непосредственно договорные документы будут связаны между собой с помощью взаимных ссылок.

Систему согласования договоров можно также использовать совместно с системой провайдера электронного документооборота (ЭДО), к примеру, Диадок, СБИС и т.д. В таком случае, полученные посредством ЭДО договоры от контрагента можно будет утверждать и подписывать в системе.

Кроме того, система согласования договоров может быть интегрирована с внешними информационно-поисковыми системами (к примеру, Контур.Фокус или СПАРК) в целях создания системы проверки контрагентов.

Какие дополнительные модули СЭД можно внедрять после внедрения системы согласования договоров?

Наиболее логичным представляется автоматизация смежных функций, таких как контроль исполнения договоров, создание архива финансовых документов. Также правильным шагом может стать автоматизация претензионно-исковой деятельности, которая часто связана с исполнением компанией ее контрактных обязательств.

Как СЭД в разы упрощает согласование договоров

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Нормативное обеспечение электронного согласования договоров и совершения сделок в электронном виде

Н. Бичевина, начальник отдела организации электронного документооборота ООО «Аудит Груп»

Эффективное использование технологии электронного документооборота в организации (далее – ЭДО) основывается на ее закреплении в регламентирующих документах, правилах работы сотрудников. И чем больше задач решает система, тем более тщательно и внимательно следует подойти к вопросу ее нормативно-методического обеспечения.

Очень часто встречается некоторая недооценка необходимости закрепления новых процедур работы в организационно-распорядительных документах организации.

Такое мнение основывается на том, что система и программное обеспечение работают без проблем и сбоев, такой или аналогичной системой пользовались «знакомые» компании, и никем не принимались какие-либо особые документы, кроме инструкции по делопроизводству.

Безусловно, такой подход не верен, поскольку документы, циркулирующие в такой системе должны иметь юридическую силу.

Документы, регламентирующие ЭДО, можно именовать по-разному. Но в них должны быть отражены следующие вопросы:

• «Все о системе»- в этом блоке нужно осветить вопросы назначения системы, порядка установки рабочих мест, доступа к базе данных, требований к подготовке пользователей;
• Типы документов, которые циркулируют в ЭДО. Здесь нужно классифицировать документы применительно к деятельности организации, выделить виды документов, подлежащих сканированию, разграничить функции по регистрации категорий документов, выделить документы, для которых используется передача электронных файлов и требования к предоставлению информации;
• Классификация работ с документами: все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние, соответственно, различны и требования к заполнению реквизитов электронных карточек этих документов, выполнению основных операций. Необходимо предусмотреть особенности работы исполнителей с документами, контроль за исполнением поручений, порядок передачи на исполнение бумажных документов и их электронных образов;
• Контроль за правильностью заполнения информационных полей (реквизитов электронных документов), выполнением основных операций. Важно в логической последовательности изложить обязанности работников при выявлении отступлений от типовых процедур работы в системе, а также порядок исправления некорректных действий пользователей;
• Ведение системных справочников;
• Всегда ли филиалы руководствуются в своей деятельности последними распорядительными документами головной компании?;
• Основные функции и права системных технологов здесь следует рассмотреть вопросы настройки системы в соответствии с требованиями к организации документооборота и действующей структурой организации, ведение справочников системы, сопровождение системы и взаимодействие со службами технической поддержки, работа с пользователями системы.

Эти вопросы имеют достаточно общий характер. Не могу не согласиться с Бобылевой М.П., которая отмечает, что практика последних лет показала устойчивость этого комплекса вопросов. Конечно, перечень данных вопросов не исчерпывающий и его конкретное наполнение зависит как от специфики организации, так и от возможностей внедряемой технологии.

В целом система нормативного обеспечения может включать в себя:

• Организационные и распорядительные документы, подписываемые или утверждаемые руководством организации и обязательные к применению всеми (например, приказ о внедрении системы, порядок установки клиентских мест, график подключения подразделений, временный порядок работы на период опытной эксплуатации системы, порядок работы с документами после внедрения системы в постоянную эксплуатацию, инструкция по делопроизводству);
• Организационно-методические документы, подготовленные профильными подразделениями, рекомендации по технологии работы, в том числе по конкретным бизнес-процессам;
• Информационно-методические и справочные материалы, в том числе информация, размещаемая в Интранет — сети организации, типовые компьютерные формы, шаблоны документов.

Для успешного функционирования ЭДО, важны не только методы регламентации, но и элементы корпоративной культуры.

Корпоративная культура – это то, что объединяет отдельные элементы управления организацией, включая коллектив ее работников. В данном случае нам интересна регулирующая функция корпоративной культуры, то есть формирование и контроль форм поведения, характерны для данной организации, дополняющих или заменяющих в отдельных случаях использование административного воздействия.

В настоящее время в Российской Федерации интенсивно развивается электронная торговля — предпринимательская деятельность по продаже товаров, выполнению работ и оказанию услуг, осуществляемая с использованием электронного обмена данными.

Каждый имеет право совершать юридически значимые действия и заключать сделки любым законным способом, в том числе и путем обмена электронными документами (далее — ЭД). Это положение является фундаментом, на котором базируются понятия электронного документооборота и электронной торговли.

Вопрос нормативного регулирования электронных документов (далее — ЭД), обмена этим документами, правового статуса ЭЦП стоит остро не только для российского законодателя. Мировая практика также идет по пути создания актов отраслевого назначения, которые определяют процедуру использования ЭД с ЭЦП в конкретной сфере применения. В нашей стране, например, электронная торговля не сопровождается необходимыми правовыми гарантиями, которые обеспечивали бы законность и действительность сделок, совершаемых в сети Интернет. Участникам электронной торговли нередко предъявляются невыполнимые в электронной среде требованиям о предоставлении в подтверждении сделки бумажных документов, заверенных собственноручными подписями сторон. Не устанавливаются оптимальные юридические критерии, предъявляемые к ЭДО. Законодательство не регламентирует порядок передачи, получения, хранения ЭД и иных электронных сообщений. Наконец, должным образом не прописан порядок и процедура защиты интересов потребителей, заключающих электронные сделки.

Некоторые проблемы возникают и при приобщении ЭД к материалам дел, то есть еще до рассмотрения спора в суде. Например, по мнению А.П. Вершинина, ЭД должны представляться в суд не на техническом, а на бумажном носителе (то есть в письменном текстовом виде, который позволяет визуально и устно исследовать и обсудить доказательство). В качестве доказательств по делу могут быть использованы и данные, содержащиеся на техническом носителе, но только в тех случаях, когда они преобразованы в форму, пригодную для обычного восприятия и хранения в деле (Вершин А.П. Электронный документ: правовая природа и доказательство в суде. М., 2000, С 114, 127). При необходимости приобщения к делу документы можно распечатать либо записать на лазерный диск (постановление ФАС Поволжского округа от 24 июня 2004 г. по делу № А55-11635/03-3).

Однако, несмотря на сложности при применении ЭД и ЭЦП и обмене такими документами хочется отметить, что все же на законодательном уровне эти инструменты легализованы. Одни законы направлены непосредственно на нормативно-правовое регулирование применения ЭЦП, другие положения норм нормативно-правовых актов – на регулирование электронной торговли и применение информационных технологий.

На практике компенсировать отсутствие необходимых положений законодательства возможно путем создания договорных конструкций в условиях корпоративных информационных систем или информационных систем общего пользования.

Корпоративная информационная система по российскому законодательству — это информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы (ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

Договорные конструкции, которые используются для заключения сделок, основываются на традиционных нормах гражданского законодательства. Участники подобной системы заключают особое соглашение «Об электронном обмене данными (документообороте)», «Об использовании электронных документов» и т. п.

Предметом соглашения выступают требования, предъявляемые к электронной процедуре совершения сделок; условия соглашения являются дополнительными по отношению к заключаемому при помощи электронной связи основному договору (поставки, подряда, хранения, по расчетам и др.). Соглашение не регламентирует договорные обязательства, при совершении которых могут использоваться электронные средства связи, поскольку на эти обязательства распространяются собственные нормы и правила, закрепленные в Гражданском кодексе РФ.

Названное соглашение, как правило, реализуется в виде Правил электронного документооборота корпоративной информационной системы.

Договорная документация, регламентирующая совершение сделок в корпоративных системах электронной торговли, обычно включает следующий пакет документов:

• Правила электронного документооборота корпоративной информационной системы;
• Договор о присоединении к Правилам электронного документооборота корпоративной информационной системы;
• Порядок использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте;
• Порядок разрешения конфликтных ситуаций и споров при осуществлении электронного документооборота и др.;
• Технологические правила информационной системы (или руководство по использованию). Содержание документа и описание технологии работы системы;
• Иные договоры, заключаемые между участниками, регламентирующие условия и порядок совершения сделок в электронной торговле, в том числе установку и использование необходимых аппаратных средств, клиентского программного и информационного обеспечения. Осуществление технологического присоединения участника к информационной системе и основное технологическое условие совершения сделок в электронной торговле.

При составлении доклада использованы материалы Н.И. Соловьяненко, АП Вершинина, М.П. Бобылевой.