Содержание

Как правильно оформить дубликат документа

Дубликат договора, образец

Учебник: Делопроизводство

Глава 5. правила оформления и выдачи копий документов

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Подлинник официального документа это «первый или единичный экземпляр официального документа».

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:

Начальник канцелярии Н.М.Сергеева

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил. 33.

Отпуск это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник.

Подлинник, копия, дубликат

На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

1. Что такое подлинник документа?

2. Что представляет собой копия документа?

3. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

4. Каковы правила выдачи копий в организациях?

5. Чем факсимильная копия отличается от свободной?

6. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документе?

7. Какие бывают виды копии?

8. Как оформляется полная копия официального документа?

9. В чем особенность оформления выписки?

10. Что представляет собой отпуск документа и как он заверяется?

ЧАСТЬ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

В правом верхнем углу: «ДУБЛИКАТ». Весь текст договора полностью перенабираете (за исключением штампа с регистрацией) , затем слова: ПЕЧАТЬ, ПОДПИСЬ (там, где были «живые» печать и подпись (настоящих печатей и подписей нет) , затем где были «живые» подписи другой стороны — ПОДПИСЬ (ПОДПИСИ) . Далее: Настоящий дубликат взамен утраченного экземпляра выдан когда и кем. Подлинный экземпляр хранится в делах администрации (или нотариуса…) . И уже «живые» печать и подпись должностного лица.

Если по Москве, то надо заказать дубликат в Префектуре. Готовят месяц. Стоит в районе 400 рэ.

Не специалист по получению дубликатов, но вот надергала ответы на подобные вопросы, может наведут вас на мыслю: 1. «Идти нужно в Отдел приватизации, где можно будет получить дубликат Договора приватизации, собрав предварительно справки из БТИ и из Учреждения юстиции о том, что данная квартира принадлежит Вам на основании договора приватизации и на настоящий момент находится в Вашей собственности» . 2. Итак, первое, что нужно выяснить, — была ли приватизация вашей квартиры оформлена надлежащим образом. Иными словами, получили ли вы свидетельство на вашу квартиру в регистрационной палате. Если получили, то дело существенно упрощается: вам нужно просто обратиться в палату и заказать себе дубликат свидетельства. Если не зарегистрировали договор приватизации, нужно будет обратиться в тот орган, где вы оформляли договор о приватизации, с тем чтобы вам выдали дубликат приватизационного договора. После этого идёте в палату и получаете свидетельство. 3. Даже при утрате собственником правоустанавливающих документов на недвижимость нет необходимости в их восстановлении, получении дубликатов нотариально удостоверенных договоров. Право не прекращается и не требует дополнительного подтверждения, пока в ЕГРП существует соответствующая запись. Для отечественного оборота недвижимости привычно увязывание существования права с наличием подлинников правоустанавливающих документов у правообладателя. В настоящее время наличие права должно подтверждаться выпиской из ЕГРП, а не подлинником или дубликатами документов, после составления которых может пройти и несколько лет.

Что такое дубликат документа

При этом не следует отождествлять запись в реестре со свидетельством о государственной регистрации права, которое утрачивает свою актуальность по существу на следующий день после выдачи. Наличие свидетельства только подтверждает проведенную регистрацию в соответствии с указанной в ней датой. Ответ, является ли собственником лицо, предъявившее свидетельство, можно найти только в ЕГРП (Государственная регистрация прав на недвижимость: Проблемы регистрационного права. С. 201.) 4. «В настоящее время документом, подтверждающим право собственности на квартиру, является Договор безвозмездной передачи жилого помещения в собственность граждан в порядке приватизации и Свидетельство о государственной регистрации права. В случае их утраты Вы можете обратиться в Управление Федеральной регистрационной службы по Омской области для получения Справки о содержании правоустанавливающего документа, Выписки из Единого государственного реестра прав, а также повторного Свидетельства» . 5. Дубликат договора приватизации — в департаменте жилищной политике. 6. «Вы можете получить дубликат договора приватизации в Центре приватизации» 7. « Учитывая положения п. 3 ст. 9 Федерального закона от 21.07. 1997 года № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» к компетенции Управления Федеральной регистрационной службы по Курганской области (далее — Управление) не относится выдача дубликатов документов. Для получения дубликата договора приватизации, Вам необходимо обратиться в тот орган, который выдал Вам данный договор. В случае, если ранее на основании договора приватизации регистрирующим органом была проведена государственная регистрация права собственности, и в дело правоустанавливающих документов был помещен подлинный экземпляр данного договора, Вы можете обратиться в Управление с заявлением о выдаче его копии. На основании п. 3 Инструкции о порядке выдачи правообладателям по их заявлениям в письменной форме копий договоров и иных документов, выражающих содержание односторонних сделок, совершенных в простой письменной форме, утвержденной Приказом Минюста России от 25.05.2004 N 107, для получения копии договора в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, представляются помимо заявления: •документ об оплате выдачи копии договора; •документ, подтверждающий полномочия представителя действовать от имени н

Как оформить дубликат договора

В том случае, если произошла утеря или порча договора, всегда есть возможность оформит его дубликат. Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Правила оформления дубликатов договора

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Помните, что вы несёте ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

Читать еще:  Как оформить загородный дом по дачной амнистии

После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем — утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдаётся заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Как правильно оформить дубликат документа

Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492. В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения.

Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

Потеряли документы? оформляем дубликаты

Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп.
«г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.

Оформление дубликата документа

Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

  • Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  • Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  • Передаем учет аутсорсеру, № 3
  • 2015 г.
  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно…

Подлинник, копия, дубликат

На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

Учебник: делопроизводство

В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа. Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия ».

Читать еще:  Как оформить переуступку долга между юридическими лицами

Как заверять документы «копия верна»: образец. правила заверения копий документов

Как оформляется дубликат документа

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол. Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др.
Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Как правильно оформить дубликат документа

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа.

На заметку

После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, — в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации. Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись.

Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 — причины этого увольняя.

Как оформляется дубликат документа

. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Что такое дубликат документа

Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами. Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.

Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе «Сведения о работе» сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже. Запись имеет следущий формат: общее количество лет, месяцев, дней работы.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

В дальнейшем именно она будет отличать ее от копии.

  • Дубликаты документов
  • Правила выдачи дубликатов документов
  • Дубликат документа

В каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки

Проиллюстрируем вышеизложенное примером оформления дубликата трудовой книжки.

Согласно п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 документ, дублирующий трудовую книжку, подтверждает факт трудовой деятельности работника и дает информацию о его трудовом стаже аналогично оригиналу и имеет такую же юридическую силу. В этом заключается главное отличие дублирующего документа от копии.

Как правильно оформить дубликат документа

ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33. № Реквизит Чем предусмотрен Примечания 1 Заверительная надпись Указ № 9779-X,ГОСТ Р 6.30-2003 Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна» 2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X,ГОСТ Р 6.30-2003 Руководительп. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо.

Подлинник, копия, дубликат

от 27.07.2010). Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке.

Как правильно оформить дубликат документа

Как восстановить первичку или исправить ошибки в ней

Порядок исправления и восстановления первичной документации

Для бухгалтеров поговорка «Без бумажки ты — букашка, а с бумажкой — человек» приобретает особый смысл. Первичка нужна под каждую хозяйственную операцию, особенно если она подтверждает расходы или вычеты по НДС. Одна ошибка — и все насмарку. Поэтому нужно ее исправить, но не абы как, а в специальном порядке. Что же это за порядок?

Азы корректировки первички

Их, пожалуй, знает каждый бухгалтер. Исправить можно любой документ, кроме кассовых и банковских бума г п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н . Детально порядок корректировки прописан лишь в Положении Минфина СССР 1983 года «выпуска » пп. 4. 2— 4.4 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Посмотрим, как это выглядит, на примере товарной накладной (приводятся только реквизиты и строки документа, необходимые для иллюстрации примера). Предположим, что со стороны продавца документ подписали два человека, а со стороны покупателя — один.

Всего отпущено на сумму

Исправленному 25.11.2013 с «10» на «18», с «37 500» на «67 500», с «412 500» на «442 500», с «четыреста двенадцать тысяч пятьсот» на «четыреста сорок две тысячи пятьсот» верить Перечислить исправления нужно для того, чтобы никто не засомневался, все ли они внесены и заверены указанной датой, не приписано ли что-то раньше либо позже

Далее условимся называть такой способ корректировки первички классическим.

Среди перечисленных шагов нет малозначительных. Если уж вы взялись править документы этим путем, все надо сделать именно так, как указано выше. На отдельные недостатки оригинальных бумаг, не влияющие на сумму операции, суды могут закрыть глаза, но к исправлениям они относятся очень трепетно.

Нет подписей, заверяющих корректировки? Документ исправлен в одностороннем порядке, без согласования с контрагентом? Прощайте расходы или вычеты, особенно если у ИФНС есть другие сомнения в честности сторон сделк и Постановления ФАС ЗСО от 20.03.2013 № А46-10735/2012; ФАС ПО от 02.07.2013 № А06-8882/2011; 11 ААС от 19.04.2013 № А49-6956/2012; 14 ААС от 06.02.2013 № А13-8889/2011 .

Но так ли незыблем классический способ исправления первички? Может, есть другие варианты?

Замена тоже исправление?

Зачеркивание, даже правильно оформленное, привлекает внимание инспекторов, а потому, если документ еще не попался им на глаза, бухгалтеры предпочитают попросить контрагента выписать новую бумагу, но уже с верными данными. После этого старую, естественно, отправляют в корзину. То же самое касается внутренней первички: проще сделать новый документ, чем черкать в неправильном экземпляре. Очевидно, что дознаться об этом у проверяющих шансов почти нет.

Впрочем, некоторые организации поступают так и тогда, когда бумаги с ошибками оказались в руках налоговиков и те обнаружили неточности. То есть попросту, например, обратившись к продавцу, меняют одну товарную накладную на другую в ходе проверки или сразу после нее.

Хотелось бы обнадежить, но, к сожалению, суд в этом случае обеспечен. Налоговики уверены: законодательство не разрешает корректировать документы путем их замены. Формально, что-то в такой позиции есть, прямо подобная возможность и правда нигде не закреплена. Но и не запрещена тоже. Вероятно, поэтому суды ничего плохого в переоформлении первички не видят и считают, что такие бумаги могут подтверждать расходы или вычет ы Постановления ФАС СКО от 11.07.2012 № А32-7595/2011; 14 ААС от 28.03.2013 № А13-9242/2012; 19 ААС от 21.02.2013 № А64-3569/2012; Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 23.05.2013 № 33-4639/2013 .

Пока действовало Постановление Правительства № 914, суды полагали возможным исправление через замену и счетов-факту р Постановление ФАС СКО от 11.07.2012 № А32-7595/2011 . Однако сейчас правительственное Постановление № 1137 предусматривает единственный вариант устранения недочетов: продавец должен выставить отдельный исправленный счет-фактур у подп. «б» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . Иначе проблемы с вычетом неминуемы, причем старая арбитражная практика тут может и не помочь.

Судам вторит Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) — некоммерческая организация, объединяющая профессионалов-практиков в области бухучета. Тамошние специалисты уверены: Закон № 402-ФЗ никак не ограничивает способы исправления первички просто потому, что детально процедура в нем не прописана. Говорится лишь о возможности исправления в целом. Поэтому советское Положение, только на основании которого классический способ считается главным, применяться не должно, поскольку содержит ограничение, не установленное законом.

А вот заменить исполненное банком платежное поручение точно не получится. Но кое-какие корректировки в него внести можно. Имеется в виду информация, указанная в поле «Назначение платежа».

Когда и как можно править платежку

В связи с чем появляется необходимость изменить назначение платежа? Вариантов много. Неверно указали номер или дату договора, по ошибке выделили НДС, хотя продавец — упрощенец, обозвали аванс займом или наоборот и т. п. Все это может иметь малоприятные налоговые последствия, если нестыковки вскроются в ходе проверки.

Обычно в таком случае стороны обмениваются письмами. Мол, прошу считать назначение платежа в платежном поручении от. №. таким-то. Контрагент отвечает согласием. Судам этого достаточно, чтобы принять во внимание скорректированную информацию, а не первоначальную. На возражения ИФНС арбитры говорят: закон запрещает исправлять банковские документы, но обмен письмами — это не исправление в чистом вид е Постановление ФАС ПО от 09.04.2013 № А12-16731/2012 .

Если же сообщение о новом назначении платежа осталось без ответа контрагента, дело может закончиться плохо. Некоторые суды, разрешая хозяйственные споры, уверены, что в одностороннем порядке эту информацию не изменить. Соответственно, операции оцениваются исходя из текста в платежк е Постановление ФАС СЗО от 15.07.2013 № А13-5526/2012; 1 ААС от 30.05.2013 № А11-8352/2012 . Противоположные решения по хозспорам в меньшинстве. Согласно им по своей инициативе назначение платежа может скорректировать лишь плательщик, поскольку именно он оформлял документ и перечислял деньг и Постановление 9 ААС от 18.09.2012 № 09АП-24620/2012-ГК .

Иногда бывает, что стороны договора переквалифицируют предоплату в заем и меняют назначение платежа в поручении только затем, чтобы продавец не платил в бюджет авансовый НДС. Если в ходе разбирательств выяснится, что воля контрагентов была направлена на исполнение договора поставки, а потом они вдруг передумали, ИФНС и суд отнесутся к этому критически. После чего НДС с аванса все равно придется заплатить, а вместе с ним штраф и пен ю Постановления ФАС УО от 29.03.2012 № Ф09-1074/12; 12 ААС от 08.10.2013 № А12-31519/2012; 16 ААС от 07.10.2013 № А61-1533/2012 .

Дубликат = оригинальный документ

Особый случай — отсутствие первичного документа в принципе. Потеряли, сгорел в огне, размок от воды из прорванной трубы и так далее. Тогда фирма обращается к поставщику за дубликатом или, если речь идет о собственной первичке, выписывает бумагу заново. Что об этом говорит законодательство?

Как и в ситуации с заменой первички на правильную, проведать о составлении дубликата инспекция может, обнаружив отсутствие бумаги в ходе проверки. Еще один случай — пропал документ, составленный 2— 3 года назад. Если просто вложить в папочку восстановленный экземпляр, он будет сильно отличаться от своих собратьев, пожелтевших от времени, что сразу бросится в глаза. Поэтому фирма волей-неволей вынуждена заранее назвать эту бумагу дубликатом. Либо с подачи компании-растеряши такую надпись на документе делает контрагент, либо, если первичка внутренняя, организация делает эту надпись сама.

Все еще действующее советское Положение о документах и документообороте в бухучете требует, чтобы при выявлении пропажи документа созывалась комиссия, которая будет выяснять, как так вышло. По результатам ее работы составляется акт п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Однако в жизни это делают, только если пропавших документов много (например, случился пожар). Ради восстановления двух-трех накладных комиссию не формируют.

ГОСТ по делопроизводству и архивному делу называет дубликатом повторный экземпляр подлинника документа, имеющий такую же юридическую сил у п. 28 ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта от 27.02.98 № 28 . Казалось бы, на этом вопрос можно закрывать: оригинал и дубликат, по сути, одно и то же. Условно говоря, гражданин Иванов, потеряв паспорт и получив новый, остается гражданином Ивановым. Так и с хозяйственной операцией, под которую выписан повторно документ, слово в слово повторяющий первоначальный.

Документ с ошибками лучше заменить на новый, чем корректировать: «узоры» ваших исправлений привлекут лишнее внимание налоговиков

Но у налоговых инспекций, как часто бывает, свое мнение. К дубликатам, особенно оформленным в период проверки, они относятся с предубеждением. Например, пытаются говорить, что восстановить утраченный документ можно, только сделав копию оригинала, после чего на ней:

  • должны расписаться лица, ответственные за оформление подобных бумаг;
  • нужно поставить печать организации, сделавшей копию.

Суды в ответ на это задают резонный вопрос в стиле Жванецкого: «А почему, собственно?» Ответить проверяющим нечего, поскольку ни один нормативный документ подобный порядок не предусматривае т Постановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Когда запас доводов о нарушениях порядка исправления или замены первички у инспекторов иссякает, у них остается последний аргумент — заявить, что если эти действия совершены после начала проверки, то поезд ушел и законность налоговой выгоды надо оценивать по данным, представленным инспекторам изначально.

Исправления есть — доначислений нет

Иными словами, обычно для ИФНС, обнаружившей ошибки или пробелы в каком-либо документе, эта бумага как бы перестает существовать. А вместе с ней, понятное дело, исчезают расходы или вычеты, обоснованные первичкой с недочетами. Тем более сомнительной становится для проверяющих налоговая выгода, если при проверке документ отсутствует.

Тогда фирма кидается исправлять ситуацию — классическим способом, через замену бумаги либо оформляя дубликат. Но проверяющие скорректированные документы рассматривать не желают: мол, на дату совершения операции первичка была ущербной или ее не было вовсе и это обстоятельство уже не отменить.

В судах, правда, эта позиция ИФНС понимания не находит. Арбитры полагают, что вносить исправления в первичку, исследованную ИФНС, либо оформлять дубликаты после обнаружения инспекторами пропажи оригиналов можно. Причем даже на этапе обжалования решения по проверке в вышестоящем налоговом органе, а то и вовсе при судебных разбирательствах в первой инстанци и Постановления ФАС СКО от 02.11.2012 № А53-27710/2011; 7 ААС от 08.02.2012 № 07АП-314/12; 13 ААС от 08.08.2013 № А56-10323/2013; 14 ААС от 28.03.2013 № А13-9242/2012; 15 ААС от 15.11.2012 № 15АП-12975/2012; Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 23.05.2013 № 33-4639/2013 .

Иначе получается, что компания лишается расходов или вычетов по формальным основаниям, а это, с точки зрения Конституционного и Высшего арбитражного судов, недопустим о п. 3.2 Определения КС от 12.07.2006 № 267-О ; Постановление Президиума ВАС от 19.07.2011 № 1621/11 .

Итак, будем считать, что белых пятен в процедуре исправления первички для вас не осталось. На очереди нюансы ее хранения. Но об этом в следующих номерах .

К слову, ошибки случаются не только в первичной документации к договору, но и в самом договоре. Неверно указан ИНН, ошиблись в наименовании товаров, зачем-то выделили НДС, притом что операция этим налогом не облагается, и т. п. Исправить это можно двумя путями:

  • договор еще не исследовали проверяющие, стороны могут просто заменить его документом с верным текстом, естественно, расписавшись и поставив печати на новых экземплярах;
  • инспекторы уже наткнулись на договор, остается только заключить дополнительное соглашение к нему, устранив выявленные неточности.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector