Содержание

Как подписать папку с документами образец

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Читать еще:  Как правильно написать апелляцию в суд образец

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Как подписать папку с документами образец

Это рассылка сайта «Блог компьютерного чайника» http://www.elena-chainik.ru

Иногда для работы могут понадобиться наклейки для подписывания папок, конвертов. Например, нужно разослать какие-то документы по целому списку адресов. Или подписать в одном стиле много папок. В этом случае Word может помочь. К тому же сейчас в магазинах есть в продаже самоклеящаяся бумага, предназначенная специально для наклеек. В ней листы уже разбиты на отдельные карточки. А есть и просто самоклеящаяся бумага. В любом случае, гораздо удобнее подготовить и распечатать наклейки, чем подписывать все вручную.

Шаг 1.

Создайте новый документ в Word.

Шаг 2.

Перейдите на вкладку «Рассылки» и найдите блок команд «Начать слияние».

Щелкните на кнопке «Начать слияние». Появится список команд. Выберите в нем самую последнюю команду «Пошаговый мастер слияния».

Шаг 3.

В правой части экрана появится панель «Слияние». В группе «Выбор типа документа» щелкните на слове «Наклейки». Затем нажмите «Далее».

Шаг 4.

В группе «Выбор документа» отметьте «Изменить макет документа» и щелкните на словах «Параметры наклейки».

Шаг 5.

Появится окно «Параметры наклейки».

Если у вас есть специальная бумага для наклеек, то посмотрите, кто производитель этой бумаги и попробуйте найти производителя в раскрывающемся списке «Поставщик наклеек».

Если вы нашли производителя, тогда в раскрывающемся списке «Тип» найдите серию вашей бумаги.

Если вашего производителя нет в списке, то тогда можно пойти несколькими путями.

Если ваш лист разбит на карточки, то посмотрите, сколько карточек умещается на листе, какие у них размеры, какие промежутки между карточками. Выберите в списке производителей «Майкрософт». Посмотрите список «Тип». Возможно, вы сможете найти макет, подходящий по размерам. Справа от списка типов будут выводиться размеры выбранного макета.

Если вы нашли подходящий тип, то его можно настроить. Для этого щелкните на кнопке «Настройка».

Откроется окно «Настройка» выбранного макета. В нем можно будет выставить подходящие размеры и тип бумаги.

Если же у вас бумага не разделена на карточки или вы вообще не нашли более-менее подходящего макета, то можно в «Поставщике наклеек» выбрать «Другая». В списке «Тип» будет один пункт – «Новый размер страницы».

Щелкните либо на кнопке «Настройка» (если вы хотите изменить размеры этого макета), либо на кнопке «Создать» (если вы хотите сделать свой макет). В появившемся окне «Настройка» задайте все нужные размеры.

Нажмите ОК.

Шаг 6.

Вы настроили размеры для наклеек. Теперь нужно выбрать получателей. В окне мастера щелкните на кнопке «Далее. Выбор получателей».

Программа предлагает несколько способов для выбора получателей. Можно воспользоваться готовым списком, можно воспользоваться списком контактов Outlook и можно создать список.

Программой Outlook я не пользуюсь, поэтому покажу, как можно воспользоваться готовым списком и новым списком.

Готовый список.

Я заранее подготовила в Excel небольшой список с ФИО и адресами. Для того, чтобы им воспользоваться, я выбираю команду «Использование списка» и щелкаю на кнопке «Обзор».

Появилась панель «Выбор источника данных». Я указала то место, где лежит нужный мне файл и нажала на кнопку «Открыть».

Появилось окно «Выделить таблицу». В моем файле три листа. Я выделила первый лист, потому что таблица с адресами у меня находится на первом листе. Около слов «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» я поставила галочку, потому что в первой строке моей таблицы записаны заголовки столбиков. Нажала на кнопку ОК.

Новое окно – «Получатели слияния». Вы видите, что у меня список небольшой. Перепроверять его, удалять повторяющиеся значения, сортировать и выполнять другую дополнительную работу мне нет необходимости.

Единственное, что мне нужно сделать, это перетащить заголовок «Отчество» на другое место, потому что программа поставила его после адреса. Перетаскивание выполняется как обычно: навести указатель мыши на заголовок, зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить заголовок на нужное место.

Нажимаю ОК.

Создание нового списка.

Если заранее подготовленного списка у вас нет, его можно создать. В поле «Выбор получателей» отметьте «Создание списка» и нажмите кнопку «Создать».

Откроется окно «Новый список адресов». Щелкните мышкой в строчке в нужной колонке. Запишите все данные и нажмите кнопку «Создать запись».

Имейте в виду, что если на правую границу этого окна навести указатель мыши, то окно можно растянуть по ширине и откроются новые поля для заполнения.

Таким образом, создайте необходимый список, а потом нажмите ОК.

Программа предложит список сохранить. Сохраните его в выбранном вами месте. После сохранения программа уточнит: «Вы действительно хотите использовать этот список?» Соглашайтесь!

Шаг 7.

Посмотрите, какой вид приобрел документ:

Нажимаю «Далее. Разработка наклеек».

Выбираю те элементы, которые я хочу поместить в наклейку. Мне нужен только «Блок адреса».

Щелкаю на этих словах левой кнопкой мыши. Появилось окно «Вставка блока адреса». Здесь я выбираю, в каком виде должно быть имя получателя. Нажимаю ОК.

Если вы в своей таблице в Excel подготовили на только ФИО и адрес, но и какие-то другие поля (например – организацию, номер факса, электронный адрес…) то в окне «Вставка блока адреса» можно откорректировать необходимые поля с помощью кнопки «Подбор полей».

Щелкните на ней. Появится окно «Подбор полей». В нем можно выбрать нужное поле и подобрать для него значение.

После выбора и настройки нужных полей, нажимаю кнопку «Обновить все наклейки». Документ приобрел вот такой вид:

Затем нажимаю «Далее. Просмотр наклеек».

Вот что у меня получилось:

Снова нажимаю «Далее. Завершение слияния».

Можно отправить документ на печать, можно сохранить для дальнейшей работы.

Читать еще:  Как оформить ипотеку без официального трудоустройства

Если вы выполнили все настройки, а обращение (и другие поля) в блоке адреса не поменялись, тогда нужно сделать вот что.

Поставьте курсор перед первым блоком адреса. Этот блок будет выделен серым цветом.

На вкладке «Рассылки» найдите кнопку «Блок адреса» и щелкните на ней левой кнопкой мыши.

Появится уже знакомое вам окно «Вставка блока адреса». Перепроверьте настройки еще раз и нажмите ОК. Для примера я изменила обращение с полного (ФИО) на имя и фамилию. Вот что получилось:

Теперь старый блок адреса надо выделить и удалить. Можно просто провести указателем мыши при зажатой левой кнопке, а можно нажать клавишу Delete один раз.

Второе нажатие клавиши Delete удалит старый блок адреса.

Нажмите кнопку «Обновить».

Внутренняя опись документов личного дела

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  • те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  • а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
  2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

  • наименование предприятия,
  • должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
  • список описываемых документов,
  • полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку,
  • затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
  • дата составления и подписания,
  • заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
  • номера листов,
  • примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Читать еще:  Как оформить дарение автомобиля близкому родственнику

Подписать папку с документами образец

Как правильно подписать папки в архив


Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;

в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

  1. составить лист-заверитель;
  2. составить внутреннюю опись;
  3. оформить обложку дела.
  4. пронумеровать листы дела;
  5. подшить (переплести) дело;

Внимание Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу.

Документы по личному составу имеют особое социальное значение

Форма обложки дела

N _______________¦ ¦ ¦ ¦Оп.

N ______________¦ ¦ ¦ ¦Д. ¦ ¦ ¦ ¦N ________________ ¦ ¦ ¦ ———————- ¦ ¦ ¦ ————————————————————————— ——————————— Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.

  1. (Adobe Reader)
  1. Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества.

    Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают

  2. Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.

Создание и печать наклеек

В поле Адрес введите соответствующий текст.

Чтобы использовать адрес из списка контактов, нажмите кнопку Вставить адрес

Если вы не видите свой номер продукта, выберите команду создать метку и настройте специальную наклейку.

  • Нажмите кнопку ОК.
  • Выберите пункт вся страница с одинаковыми наклейками.

  • Выберите Печатьили новый документ , чтобы изменить, сохранить и напечатать позже.
    • Переход на раздел » рассылки » > меток.
    • Нажмите кнопку Параметры.
    • Выберите тип принтера, названия продуктови номер продукта.

    Образцы основных документов делопроизводства

    Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов. е. пришедшие извне:

      письма, в том числе электронные; запросы; уведомления; распоряжения вышестоящих организаций; рекламная информация и др.

      письма, в том числе электронные; запросы и ответы на запросы; счета, акты; доверенности; справки, копии по запросу; отчеты и др.

    Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:

      приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;

    Как подписать папку с документами образец

    В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие.

    Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись.

    Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

    Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

    Excel-Office

    «Подача бумаги» — здесь стоит «По умолчанию (лист), т.е. лист с полями. Можно выбрать «Лист без полей».

    «Тип» — Здесь выбран тип «30 на странице» и справа (в разделе «Наклейка) указаны размеры одной наклейки (высота, ширина) и размер листа бумаги, на котором размещены эти наклейки.Чтобы изменить размер наклейки, нужно нажать кнопку «Настройка».

    Появится такое окно.

    В верхней части окна на рисунке указаны и подписаны обозначения всех параметров наклейки.А в нижней части окна можно установить свои размеры наклейки. Если нужны наклейки в Word с разным текстом, например, с разными адресами на большие конверты, то используем функцию слияния. Список

    Опись документов: правила использования и оформления


    Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

    В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив. Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

    1. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
    2. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
    3. Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
    4. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
    5. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);

    Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.

    Оформление обложки дела: важна каждая деталь

    Если на предприятии действует централизованная , то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

    В дело группируются деловые бумаги за один календарный год.

    Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело. В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги.

    (Разного рода черновики, временные копии, проекты, а также бумаги, подлежащие возврату, в состав дела не включаются).

    Обложка дела – образец оформления

    Приведенный ниже образец используется в полном объеме при оформлении обложки дела, все его элементы для заполнения являются обязательными.

    ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГОРКА» (ОАО «Горка») ДЕЛО № 04-56 ТОМ № 2 Переписка с Администрацией Гатчинского района по основным вопросам деятельности организации 11 января 2013 г.

    30 июня 2013 г. На 343 листах Хранить 5 лет ст. 906 Обложка личного дела – образец также будет вам полезен.

    ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ОТЛИВ» (ООО «Отлив») ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 03-26 17 июня 2008 г.

    09 августа 2014 г. На 57 листах Хранить 75 лет ЭПК ст. 656 б Оформляя обложку дела, обязательно указывайте название структурного подразделения.

    При передаче дела в новый отдел его название указывается ниже старого, которое заключается в скобки. Порядок оформления индекса дела, заголовка, номера статьи и его срока хранения .

  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector