Акт об отсутствии документов образец

Акт об отсутствии документов

Когда составляется

Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.

При обнаружении пропажи документов в организации

Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.

Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:

  • сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
  • основание для образования комиссии;
  • выясненные причины пропажи;
  • выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
  • подписи всех лиц, участвовавших в процессе.

Общество с ограниченной ответственностью «ПрофИнвест»

об утрате документов

По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее:

23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019.

В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт.

Председатель комиссии Петров Петров А.А.

Иванова Иванова А.А.

Сидорова Сидорова А.А.

С актом ознакомлены:

Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А.

В почтовом отправлении

Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.

Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.

о несоответствии вложения представленной описи

28 октября 2019 г. в 10 ч 20 мин в почтовом отделении связи № 123456, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1, мной, Петровой А.А., секретарем ООО «Стройальянс», было получено отправление № 123456789 от 25.10.2019 с описью вложения от ООО «Инвест».

В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:

  1. Протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
  2. Акт сверки за 2019 г.

Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.).

Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.

Акт составлен в трех экземплярах.

Один экземпляр направлен отправителю ООО «Инвест», второй экземпляр передан специалисту почтового отделения Ивановой А.А.

Секретарь Петрова Петрова А.А.

Специалист почтового отделения

Иванова Иванова А.А.

Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.

В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.

Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.

Басманный районный суд города Москвы

об отсутствии документов или других вложений в почтовых

отправлениях (документов, поданных в электронном виде)

В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019.

При поступлении почтового отправления установлено:

  1. Целостность бумажного пакета, перевязанного шпагатом, полностью нарушена. Новое пакетирование произведено почтовым отделением.
  2. Почтовое отправление № 10000000000 от 01.10.2019, состоящее из апелляционной жалобы, поступило без вложения.

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.

Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А.

Секретарь Иванова Иванова А.А.

Секретарь Сидорова Сидорова А.А.

«28» октября 2019 г.

Обязательные реквизиты

При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:

  • название предприятия и его реквизиты;
  • место составления и дата;
  • название;
  • текст;
  • ссылка на приложения (если есть);
  • подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.

Ответственность

Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.

Как составить акт об отсутствии документов

Когда потребуются акты

Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.

В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле

В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.

Читать еще:  Договор купли продажи автомобиля между супругами

При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде

В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.

Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.

Как задокументировать в организации

1. Докладная

Составляется на имя непосредственного руководителя или руководителя организации с указанием:

  • утраченных материалов;
  • обстоятельств утраты или ее обнаружения.

Генеральному директору ООО «Весна»

Об утрате документов

В результате подготовки документов для проверки, проводимой ИФНС № 9, было выявлено отсутствие следующих документов в отделе продаж:

  1. Договор № 34/18 от 12.05.2018, заключенный с ООО «Лето».
  2. Договор №58/18 от 29.07.2018, заключенный с ООО «Зима».

Просим создать рабочую комиссию для выяснения причин пропажи указанных документов.

Главный бухгалтер Иванова И.Н. Иванова

На следующем этапе решения по ситуации принимает руководитель организации.

2. Комиссия

Далее руководством, как правило, создается комиссия для расследования. Следует обратить внимание, что это обязательно, например, при утрате первичной документации, в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухучете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 № 105. В комиссию включаются начальник отдела, ответственный за сохранность, юрист, представители служб безопасности. Один экземпляр выдается на руки представителю получателя.

3. Документация

По результатам работ комиссии составляются акт об отсутствии почтовых вложений, об утрате, обнаруженной при передаче дел, и т. д. Порядок действий может быть установлен как в федеральном законодательстве, так и в локальных положениях, действующих на конкретном предприятии.

Если в почтовом отправлении отсутствуют документы

Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.

Акт об отсутствии документов образец

Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.

Ключевые характеристики актов

Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:

  • Ревизии и различные исследования.
  • Инвентаризация.
  • Испытание новой техники.
  • Передача ТМЦ.
  • Передача дел новому руководителю.
  • Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.

Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.

Разновидности актов

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

  • О списании активов.
  • О приеме-передаче активов/работ/документов.
  • О проверках техники/ итогов работы.
  • Об осмотрах.
  • О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
  • Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
  • Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
  • Об испытаниях оборудования/образцов.
  • О ликвидации учреждения.
  • О ревизии/инвентаризации.
  • О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

  • Неисполнение своих обязанностей.
  • Невыполнение распоряжений руководителя.
  • Прогулы.
  • Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

  • О прогуле.
  • Об отказе в предоставлении объяснений.

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

  • Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
  • Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

  • Прием-сдача ценностей и документов.
  • Инвентаризация.
  • Расследование ЧП.
Читать еще:  Договор на проведение электромонтажных работ образец

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

  • Дата и место оформления документа.
  • ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
  • Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
  • Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
  • Объяснения, данные работником касательно нарушения.
  • Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
  • Подписи лиц, оформлявших акт.
  • Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.

Дополнительные требования к оформлению

Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:

  • Наименование фирмы.
  • Наименование документа (акт).
  • Номер.
  • Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
  • Подписи.
  • В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.

К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.

Акт № об отсутствии письменных вложений в заказных письмах с уведомлением и в письмах с объявленной ценностью

Приложение

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

об отсутствии письменных вложений в заказных письмах

с уведомлением и в письмах с объявленной ценностью

Комиссия в составе_____________________________________________

(фамилия, инициалы, должности лиц, составивших акт)

составила настоящий акт о нижеследующем:______________________________

(число, месяц, год)

в администрацию муниципального образования Темрюкский район поступила корреспонденция с уведомлением за № ________ от гражданина(ки) ____________________________________________________________________, проживающего(щей) по адресу: ________________________________________

При вскрытии обнаружено отсутствие письменного вложения.

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

Начальник управления делами

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

о недостаче документов по описи корреспондента в заказных

письмах с уведомлением и в письмах с объявленной ценностью

Комиссия в составе______________________________________________

(фамилия, инициалы, должности лиц, составивших акт)

составила настоящий акт о нижеследующем:______________________________

(число, месяц, год)

в администрацию муниципального образования Темрюкский район поступила корреспонденция с уведомлением за №__________ от гражданина(ки) ____________________________________________________________________, проживающего(щей) по адресу: _________________________________________

При вскрытии почтового отправления обнаружена недостача документов, перечисленных автором письма в описи на ценные бумаги, а именно:

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

Начальник управления делами

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

о вложении оригиналов документов в заказных письмах

с уведомлением и в письмах с объявленной ценностью

Комиссия в составе______________________________________________

(фамилия, инициалы, должности лиц, составивших акт)

составила настоящий акт о нижеследующем:______________________________

(число, месяц, год)

в администрацию муниципального образования Темрюкский район поступила корреспонденция с уведомлением за №__________ от гражданина(ки) ____________________________________________________________________, проживающего(щей) по адресу:_________________________________________

При вскрытии почтового отправления обнаружены документы, а именно:______________________________________________________________________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

(подпись, дата) (инициалы, фамилия)

Начальник управления делами

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан

и адрес места жительства

Из какого органа

поступило письмо №, дата

Начальник управления делами

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

Форма уведомления заявителя

при поступлении обращения,

текст, которого не поддается прочтению

В связи с тем, что Ваше обращение не поддается прочтению, в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Ваше обращение рассмотрено не будет.

(подпись) инициалы, фамилия

Начальник управления делами

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

Главе (заместителю главы) муниципального образования Темрюкский район __________________________

О прекращении переписки

На основании части 5 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» прошу дать разрешение прекратить переписку с (Ф. О.И. заявителя)___________________________по вопросу_____________________________

в связи с тем, что в письменном обращении заявителя не содержится новых доводов или обстоятельств, а на предыдущие обращенения:

давались подробные письменные ответы (копии ответов прилагаются).

Приложение: на___л., в ___экз.

Должность (подпись) инициалы, фамилия

Начальник управления делами

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

Форма ответа заявителю

при поступлении обращения,

в котором обжалуется судебное решение

На Ваше обращение сообщаем, что согласно статье 120 Конституции Российской Федерации, статьям 1 и 5 Федерального конституционного закона от 01.01.01 года «О судебной системе Российской Федерации» суды осуществляют судебную власть самостоятельно, независимо от чьей бы то ни было воли, подчиняясь только закону. Поэтому никто не вправе вмешиваться в деятельность суда и оказывать давление на судей.

В связи с этим, в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» присланное Вами обращение возвращаем.

В случае несогласия с решением суда Вы вправе обжаловать его в вышестоящий судебный орган.

Приложение: на___л., в ___экз.

(подпись) инициалы, фамилия

Начальник управления делами

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

Форма ответа заявителям

при рассмотрении коллективного обращения

О рассмотрении коллективного обращения

или: Уважаемые жители!

По поручению (Администрации Президента Российской Федерации, администрации Краснодарского края, главы муниципального образования Темрюкский район и др.) рассмотрено Ваше коллективное обращение.

(подпись) инициалы, фамилия

Начальник управления делами

Читать еще:  Договор аренды части жилого помещения квартиры

к Порядку работы с обращениями граждан

в администрации муниципального

образования Темрюкский район

регистрации устных обращений граждан и личного приема граждан главы

муниципального образования Темрюкский район

Ф. И.О. заявителя и адрес его места жительства

Кому поручено рассмотрение

Когда фактически рассмотрено, результат рассмотрения

Рекомендации.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Библиотека документов.

Трудовой договор.

Охрана труда / Безопасность.

Акты — образцы и примеры

Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт — это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
— о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
— передачи-приема (дел, документов);
— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— ревизии, инвентаризации;
— расследования аварий, несчастных случаев;
— ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь — найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:
— несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
— несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
— прогулы;
— появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример
«Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем».
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример
«4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения».

Пример
«4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин».
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
— название организации;
— название вида документа (слово «акт»);
— дата и регистрационный номер документа;
— место составления;
— заголовок к тексту (название акта);
— подписи;
— в необходимых случаях — гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Следите за тем, чтобы заголовок к тексту грамматически согласовывался со словом «акт», то есть стоял в родительном или предложном падеже. Приведем несколько образцов:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector